Fifth International Conference on Construction in the 21st Century (CITC-V)

“Collaboration and Integration in Engineering, Management and Technology”

May 20-22, 2009, Istanbul, Turkey

“İnşaat Yönetim” ERP Programlarında; Bir Keşfin, CPM  Programına Aktarım Algoritmasının Oluşturulması üzerine bir Çözüm

  Ahmet AVİNAL

Öğretim Görevlisi YTÜ, Mimar, PYO-Proje Yönetim Ofisi Kurucu Ortak, İstanbul

Bu e-Posta adresi istenmeyen posta engelleyicileri tarafından korunuyor. Görüntülemek için JavaScript etkinleştirilmelidir. , Bu e-Posta adresi istenmeyen posta engelleyicileri tarafından korunuyor. Görüntülemek için JavaScript etkinleştirilmelidir.

İnşaat Projelerinde, İş Programı uygulamalarının yetersiz kalmasının en büyük nedeni, CPM Programı içinde girilmesi gereken verilerin çok fazla olması ve her değişiklikte bu verilerin güncellemelerinde karşılaşılan zorluklardır. Genel olarak yetersiz planlamaların temel sebebini gerekli veriye  ulaşamamak olarak tarifleyebiliriz..

Aslında CPM Programında gerekli veri, o iş’in olmazsa olmazı olan Keşif’e gömülüdür. Bir algoritma ve uygun bir yazılım yardımı ile bu verinin CPM programına aktarımının sağlanması işin veri hamallığını çözmüş olacak ve Planlama Profesyonelini  gerçek işi ile baş başa bırakacaktır.

Her inşaat projesinde, işi miktarsal ve parasal olarak tarifleyen bir keşif bulunmaktadır.

Bir inşaat keşfinde her imalat; Poz’u  , açıklaması, miktarı, birim fiyatı ve yeri (yeşil defteri)  verileri ile  tanımlanmaktadır.

Daha anlaşılır bir keşif için İmalatları  binalara göre gruplamak,  imalatları benzer niteliklerine göre kodlayarak sınıflandırmak da gerekebilir.

Bu keşifteki her imalatın da gerek parasal, gerek miktarsal değerleri ve de mahal bilgileri  ile bu iş’e ait CPM Programındaki aktivitelerin kaynaklarında yer alması gerekmektedir.  Aksi taktirde, o iş programı eksiktir ve muhtemelen yetersizdir.

Diğer bir deyişle; Bir İnşaat keşfini meydana getiren veriler ile O inşaata ait CPM Programının içeriğindeki veriler aynı olmalıdır. Yalnızca formatları farklıdır.

- Aktivitelerin parasal tutarı, keşfin parasal tutarına eşit olmalıdır. 
- Eğer yapılacak imalatlar Aktivitelerin 1.seviye kaynağı olarak atandı ise bunların miktarsal ve parasal değeri keşifteki imalatların parasal ve miktarsal değerine eşit olmalıdır.

Keşif ile CPM programının aynı veriyi değişik formatta  da olsa bulundurması gerekliliğinden  hareketle bu aktarımı sağlayacak bir Algoritma arayışı bu  çalışmayı başlatmış ve İnşaat sektörüne özel bir ERP sistemi içinde çözümü şekillendirmiştir.

 
İnşaat Projelerinin Yönetiminde en önemli nokta doğru planlamadır. Bir projede planlama yapıldığından bahsedebilmek içinde;
 
-O şantiyedeki tüm sorumlu ve ekiplerin günlük veya haftalık iş emirlerini, kullanılan CPM programından alarak  hareket ettiklerini

-Yürütülen işlerin gerçekleşme bilgileri  ile CPM programını düzenli olarak güncellediklerini  ve tüm inşai hareketlerinde bu planlama doğrultusunda gerçekleştirildiğini düşünmek gerekir.

CPM programlarından beklenen işlevleri ve kurgulanmalarını da; ERP sistemlerinin oluşmadığı zamanlar  öncesi ve sonrası diye ayırmak gerekmektedir. Veri paylaşımının ve erişiminin olmadığı zamanlarda, CPM programlarından beklentiler yüksek olmuştur.

ERP öncesi zamanlarda, CPM programları “Bütçeleme, Gelir gider tabloları oluşturma, kaynak dağılım, satın alma kararları” gibi işlevlerin de  çözüm aracı olarak düşünülmüştür. 

Aslında bir CPM programı yalnızca; aktivitelerin, imalatların öncelik ve zamansal boyutunu, ilgili birimlere raporlayarak işin  doğru yürütülmesine yardımcı olan bir planlama ve yürütme aracıdır.  Aktivite ve imalatların bu zamansal boyutu, ERP Sisteminin diğer modüllerinin de ihtiyaç duyduğu “zamansal” veridir. Bu bilgi doğrultusunda miktarsal ve parasal değerleri bilinen verilere “zamansal” boyutta eklenerek ERP nin  diğer modüllerinde “Bütçeleme, Gelir gider tabloları oluşturma, kaynak dağılım, satın alma kararları”  gibi işlevlerin doğru yapılması sağlanabilir.

Günümüzde, özellikle İnşaat Uygulamalarında, CPM program ve çözümlerini “İnşaat veri Yönetim” sistemi olan ERP sistemleri dışında düşünmek mümkün değildir.

Örnek Proje:
Burada örneklediğimiz İş Programı Primavera yazılımının 3.00 versiyonunda takip edilmektedir. Bu sebepten  yapılan açıklamalarda Primavera programının veri yapısallığı ele alınmıştır. Burada örneklenen  iş’e ait Primavera P3 “backup” dosyasını  www.avinal.com/smpl.prx   adresinden indirebilir, Primavera da “Restore” işlemi ile “SMPL”  projesini aktif hale getirebilirsiniz.

Bu bildiri içeriğinde açıklanan işlemler, ERP sistemi modülleri içeriğinde olan verileridir. Sizlerin de çözüme ait verileri görebilmenizi ve yorumları takip edebilmenizi sağlamak için sistemde bulunan gerekli veriler, farklı “sheet” lere transfer edilerek bir “Excel” dosyası oluşturulmuştur. Bu dosya   www.avinal.com/smpl.rar   adresinden indirebilir.

Örnek Proje Detayları ;

İnşaat Sektörüne özel bir ERP Sistemi içeriğinde çalışılan bu örnek;  94 Blok ve 2000 konuttan ibaret bir inşaat  projesidir.

740 değişik imalat pozunu içeren bu keşif, 94 Blok için  9750 imalat satırı ve yeşil defter bilgileri düşünüldüğünde (imalatların kat bazında adres bilgileri) 32850  satırdan ibarettir.

- Örnek 9750 satırlık keşif dosyası  (smpl.xls, sheet “BOQ” )
- Örnek 32850 satırlık yesil defter detaylı keşif dosyası (smpl.xls, sheet “Detailed BOQ” )
- Örnek 740 imalat pozu  (smpl.xls, sheet “Resources” )  

Keşifte imalat kalemi olarak yer alan 740 poz, CPM Programı (Primavera) kaynak kütüphanesinde bulunan 740 kaynağa dönüşmüştür.

Miktarsal ve parasal değerleri ile Keşifte imalat satırı olarak yer alan 9750 satırlık veri ise İş Programında; 12000 aktiviteye dönüşmüştür. Keşifte Yeşil Defter bilgisi olarak yer alan 32850 satır veri, CPM programında aktivitelerin kaynak   detayında yine miktarsal ve parasal değerleri ile 32850 satır veri olarak ifade edilmektedir.

 
   - Örnek 12000 aktivite   (smpl.xls, sheet “Activity Analysis” )  

SMPL isimli Primavera dosyasındaki hiçbir veri, bu dosyaya el ile atanmamıştır. Bir CPM programının doğru takibi için gerekli olan veriler aşağıda “Bir CPM Programında tanımlanması gereken veriler” başlığı altında  tariflenmiştir. Bu onbinlerce veri ERP sisteminin diğer modüllerinden uygun bir algoritma ile süzülerek alınmıştır.  Verisel anlamda böyle bir Primavera dosyasının ERP sistemi içinden yeniden oluşturulması 25-30 dakikayı geçmemektedir.

Planlama sorumluları bu dosya içinde yalnızca  aktivite süreleri ve aktivite ilişkileri ile ilgili kararları vermiş ve bağlantıları oluşturmuştur.  Diğer bir deyiş ile, yalnızca mesleki sorumluluklarının gereğini yerine getirmişlerdir.
Bu yoğunlukta bir CPM dosyasının ERP Sistemi dışında oluşturulabilmesi, her değişiklikte tüm verilerin güncellenebilmesi mümkün değildir.  Primavera dosyasındaki aktivite ve aktivite kaynaklarına ait AS, AF, gerçekleşme yüzdeleri gibi tüm veriler ERP sistemi içinden Primavera veri tabanına gönderilen veriler ile yapılmaktadır.

“İnşaat Veri Yönetimi” Kapsamına genel bakış ;

Bir inşaat projesinin safhalarını grafikte görüldüğü ve aşağıda belirtildiği gibi;

Fizibilite – Hazırlık – Planlama – Yürütme – Gerçekleşme – Ölçme, Değerlendirme & Sonuç
olarak safhalara bölecek olursak; Bütün  bu safhalarda, inşaat projesi ile ilgili, kendi işleyiş algoritmasına sahip veri tabanlarının olduğunu (veya olması gerektiğini) görürüz.
İnşaat sektörüne özel bir ERP programı bu  modüllerden oluşmalıdır. Bütün bu veri tabanları (modüller), içerikleri ile ilgili veriyi, işlevsel özelliklerine uygun bir algoritma ve yapısallık içinde bulundurmalıdır.

Sorgulandıklarında ise, bu veriyi, fonksiyonel amaçlarına uygun formatta  raporlayabilmelidir.   

ERP yazılımlarının temel özelliklerinden birisi;
Girilen herhangi bir verinin ihtiyaç duyulan modüllerde kullanılabilmesinin sağlanabilmesidir.

Bu prensipten hareket edildiğinde ise, akla şu soruların gelmesi çok doğaldır.

- İnşaat Yönetim sisteminin merkezi kontrol sistemi sayılan CPM programının ihtiyaç duyduğu veriler           
  nelerdir ?
- Bu veriler bu sistem içinde diğer bir modülde bulunmakta mıdır?
- Başka bir modülde yer alan bu veriler, hangi formatta CPM modülüne transfer edilmeli veya
  kullanılmalıdır?
- Bu işlev için nasıl bir yapısal algoritma kurulmalıdır?

 
Bu bildirinin konusu;
** Bir CPM Programında bulunması gereken tüm  verinin aslında bu projenin keşfinde de bulunduğu,
** Bu keşif’e ait verilerin, uygun bir algoritma ile farklı bir formatta CPM programına, dakikalar    
     içinde aktarılabileceği
** Yürütülen iş programının tüm veri değişimlerinin ve gerçekleşme güncellemelerinin de ERP
     sistemi içindeki diğer modüllerden sağlanabileceğidir. 

Bir CPM Programında tanımlanması gereken veriler ;
Yeni bir Proje Oluşumunda  tariflenmesi gereken ana veriler şunlardır;

  1. AKTİVİTE ID ; 
  2. Aktivite Tanımı (Aktivity Description)
  3. Aktivite Kodu (Activity Codes)
  4. Kaynak Kütüphanesinin Tanımlanması
  5. Kaynakların Parsal Değerlerinin Tanımlanması
  6. Aktivitelere, Aktivite Kaynaklarının  Miktarsal Değerleri ile Atanması
  7. Aktivitelere, Aktivite Kaynaklarının Parasal Değerleri ile Atanması
  8. WBS Yapısının Tanımlanması 
  9. Aktivite ile İlgili Teknik Sorumlunun Atanması
10. Aktivitenin İmalat Sorumlusunun Atanması  

Bu Verilerin Tamamlanmasından sonra  ise Planlama  Mühendisi tarafından yapılması gereken işlemleri

11. Aktivite Sürelerinin Atanması
12. Aktivite İlişkilerinin Tanımlanması

olarak söyleyebiliriz          

Şimdi de  9750 satırdan ibaret örnek keşfimizin excel formatına aktarılmış dosyasını inceleyelim. (smpl.xls, sheet “BOQ” ) Bu  keşfi ifade eden bu dosyada  öncelikle bazı kolonlardaki bilginin ne ifade ettiğinin ve hangi modülden gelen veri olduğunun açıklanması gerekmektedir.

Poz  & Açıklama ; Bu veri imalat kodu ve imalatın genel açıklaması olup, genelde ilgili birim imalatı tarifleyen her türlü içerik ve birim fiyatı oluşturan kaynakları ile Analiz veri tabanında  veya Birim Fiyat veri tabanında yer almakta olan bir  bilgidir. 
Miktar : Metraj veri tabanında hesaplanan ve o modülden gelen bir bilgidir.
Birim & Birim Fiyat : İlgili imalatın birim fiyatı; Analiz veri tabanında oluşturulmuştur.
Grup:  Bu Projede Grup kolonundaki açıklamalar  Bina Tipini ifade etmektedir.
Alt Grup : Bu projede  o bina tipinin kaçıncı Blok olduğunu tariflemektedir .


 

Code : Bu ise keşifte, benzer süreçte yapılan benzer imalat gruplarını tarifler

 

Mahal : İmalatın adresini belirlemekte kullanılan bu yeşil defter bilgi kodunun anlamı ise bu projede şu şekilde Kabul edilmiştir. 

 

CPM Programında tanımlanması gereken verilerin ERP sistem  içinde oluşturulmasının açıklanması;

1. Aktivite ID ; 
Burada  aktivite ID oluşumu için yukarıdaki tablo içerikleri kullanan bir fonksiyon kullansak
ve tanımladığımız şu düzende  Aktivite ID lerini oluşturursak;

 “Grup + Alt Grup (1 karakter) + Code + Mahal (2 karakter) ” 

A10000, A10203, A10210, A10402  gibi  aktivivite ID lerini elde ederiz. Bu yapıyı ve yukarıda tanımlanan tablo açıklamalarını bilen kişiler, bu aktiviteleri şu açıklamaları ile algılamakta zorluk çekmeyeceklerdir.

A10000,    A1 Blok  Temel altı imalatlar , Temelde
A10210,    A1 Blok  Betonarme İmalatlar,  Bodrum Perde ve kolonlarında
A20210,   A2 Blok Betonarme İmalatlar, Giriş 1. katta
E20402,    E2 Blok  Duvar İşleri, 2. katta                        

olarak anlamayabileceklerdir.  Görüldüğü gibi  9917 satır ve 94 bloktan ibaret keşfin imalat pozları tek bir fonksiyon ile 12270 Aktivite ID yi oluşturmuş oldu. 

Not: Bu düzen farklı inşaat projelerine gore değişiklik gösterebilir. Aktivite ID mutlaka bu yapıdan oluşur diye bir kural yoktur.

2. Aktivite Tanımı (Aktivity Description) 

Benzeri  bir tanımlama ile ;
Code Açıklaması + Mahal Açıklaması          birleşimini de  Aktivite Tanımı olarak atarsak

A10000,    TEMEL ALTI İMALATLAR, Temel
A10210,    BETONARME,  Bodrum Perde ve kolon
A20210,    BETONARME, Giriş 1. kat
E20402,     DUVAR İŞLERİ, 2. kat                       

gibi  tüm aktivitelerin  açıklama satırlarını da oluşturmuş oluruz.

 
3. Aktivite Kodu (Activity Codes)
Primavera dosyasında Aktivite ID  Codes  yapısına baktığınızda;
SUBP     sahasının  2 karakter  olup    ve de   Grup + Alt Gruptan  alınan 1 karakter ile oluştuğunu 
IMLT     sahasının 2 karakter olup  CODE  sahasındaki 2 karakteri ifade ettiğini
KAT       sahasının 2 karakter olup MAHAL sahasındaki ilk 2 karakteri aldığını göreceksiniz
4. Kaynak Kütüphanesinin Tanımlanması 
5. Kaynakların Parasal Değerlerinin Tanımlanması
Primavera  örnek dosyasınada “Data – Resources” verilerinde  bu keşifte yer alan 740 imalatın kaynak olarak poz , açıklama ve  birim fiyat değerleri ile “Kaynak Kütüphanesinde”  yer aldığı görülmektedir. Bu veri ERP nin ilgili modülünden buraya gönderilmiştir.
6. Aktivitelere, Aktivite Kaynaklarının  Miktarsal Değerleri ile Atanması 
7. Aktivitelere, Aktivite Kaynaklarının Parasal Değerleri ile Atanması
Bu projede Aktivite analizleri  1.seviye  kaynaklar ile yani imalat kalemleri ile oluşturulmuş ve imalatların metraj değerleri ve parasal değerleri kaynaklara atanmıştır. Bu imalatların analizleri düşünülerek  bu aktivitelerde son seviye kaynaklarıda, yani malzeme ve işçilik miktarsal ve parasal değerleride atanabilirdi.
Primavera örnek dosyasında 12000 den fazla aktivitenin “RES” kaynak ve “COST”  parasal değerlerine baktığınızda  bunların miktarsal ve parasal değerlerini  ve hatta kaynaklara ait DURATION, ES, EF, Percentage Complete  verilerinin de işlenmiş olarak yer aldığını göreceksiniz.  Bu verilerde ERP nin ilgili modüllerinden beslenmiş buraya elle girilmemiştir
8. WBS Yapısının Tanımlanması 
Bu projede WBS yapısı olarak  Grup + Alt Grup  yapısında bir yapı uygun görülmüştür.  Primavera örnek dosyasında menüde “Data – WBS” incelendiğinde  bu tanımlamaların “Structure” yapısı ile birlikte ERP içeriğinden düzenlenmiş olduğu görülecektir.
9. Aktivite ile İlgili Teknik Sorumlunun Atanması
10. Aktivitenin İmalat Sorumlusunun Atanması  
Bir projede  “Planlama”  yapıldığından bahsedebilmek için “İş Emirlerinin” programdan alınması ve bu raporların gerek İmalat  sorumluları (LABR), gerekse Teknik sorumluları (TECH) bazında ilgili kişilere verilebilmesi gereklidir.
Bir İnşaat Projesinde her imalat kalemi veya her bloğun sorumluları bilinmektedir. Bu bilgi keşif Modülünde de işlenebilir.  9907 satırlık örnek keşif dosyasının TECH ve LABR kolonlarında bu bilginin olabildiğini görüyoruz. Burada ki kodlar bir kişiyi veya bir taşeron firmayı  temsil etmektedir. Ve bu veride ERP içinden Primavera ya gönderilmektedir. Örnek Primavera dosyasında  aktivite detaylarının yer aldığı “Activity Codes” bilgilerinin 7. ve 8. satırlarında TECH ve LABR bilgisinin de yer aldığını görebilirsiniz.

Bu sayede gerek Primavera dan gerek ERP içeriğinden bu kişilere ait günlük veya haftalık İŞ EMİRLERİ istenen tarih aralığında raporlanabilmektedir.

Referans & Sonuç;

Bu özgün bir çalışmadır. Burada ifade edilen ve yapılandırılan çalışma  ve benzeri düşünceler, sahibi ve sisteminin analisti olduğum İnşaat Sektörüne özel bir ERP yazılımının oluşumunu sağlayan temel prensipler olmuştur.  www.avinal.com 

Bilindiği gibi; ERP sistemlerindeki temel amaç,  işletmedeki tüm faaliyetleri birbiri ile entegrasyon içerisinde yönetmektir.

Bir inşaat firmasının işlevselliği içinde, projenin tüm safhalarındaki verinin ortak bir veri tabanı içinde değerlendirilebilmesi gerekmektedir. Bunu sağlayabilmek için proje, metraj, analiz, birim fiyat, teklif, hakediş, maliyet muhasebesi, demirbaş, puantaj, stok,  satınalma işlevleri, ödeme planı, iş planları (Primavera), bütçe, nakit akış tabloları, kar-zarar hesapları  gibi bütün verilerin ERP sistemi içinde bulunması, değerlendirilebilmesi ve yine uygun formatlar içinde gerekli modüllere iletilmesi gerekmektedir.

Firmalarda, bu veriler  genelde farklı programların içeriğinde veya farklı birimlerin ve kişilerin sorumluluğunda da olabilir. Mimari paket programdan, muhasebe programından, iş planlama (CPM) programından, teklif programından, metrajlardan gelmesi gereken veriler, bilgiler vardır. Gerekli veriler bu programlardan belirli bir algoritmayla alınabilmeli, veri iletişim ve hakimiyeti sağlanabilmelidir. Bunun sağlanamadığı durumlarda veri  kontrol altında değildir. Dolayısı ile sonuçlar da  sizin kontrolunuz  altında değildir.

Bu çalışma, İnşaat Yönetimi olgusu içinde,  bir CPM programının tek başına bir anlam ifade etmeyeceğini vurgulamaktadır. CPM programının, sistem içindeki temel fonksiyonu projenin zamansal boyutunu hesaplamaktır.