2. Proje ve Yapım Yönetimi Kongresi, 13 – 16 Eylül 2012
İzmir Yüksek Teknoloji Enstitüsü, Urla-İzmir
İnşaat Proje Yönetimi ERP Sistem Seçimlerinde, Sorgulanması Gerekenler ve Olması Gereken Yapı
Ahmet Avinal
Avinal Yazılım Danışmanlık İnşaat A.Ş, Mimar, İstanbul
Bu e-Posta adresi istenmeyen posta engelleyicileri tarafından korunuyor. Görüntülemek için JavaScript etkinleştirilmelidir.
Özet
Genel anlamda ERP, bir işletmenin tüm bölüm ve faaliyetlerini birbiri ile entegre bir biçimde yönetmelerine ve denetlemelerine yardımcı olan, veri hakimiyetini, paylaşımını ve yönetimini sağlayan, çoklu-modül uygulamalı bir yazılım setidir.
Çoğu kavramlarda olduğu gibi ERP kavramında da bir algılama karmaşası oluşmuştur. Piyasada ERP sıfatını taşıyan birçok ürün yer almaktadır. Bu çoklu ERP çözümleri arasında kullanıcıların kafası karışmış durumdadır. İhtiyaçları olan ERP nin, sektörlerine uygun işleyişin gereği olan, sektöre özel birimlerdeki veya safhalardaki veriyi kontrol altına alabilen, sektöre özel bir ERP çözümü olması gerektiğini fark etmemektedirler.
İnşaat sektörü işlevleri, tüm sektörler içinde en kapsamlı ve karışık olandır. İnşaat projeleri, proje yönetimin temel felsefesi doğrultusunda; bütçesinde, süresinde ve uygun kalitede tamamlanmaya en çok ihtiyaç olan projelerdir. Çalışanların eğitim ve kültür ortalaması da diğer sektörlere göre daha düşüktür. Kısa sürelerde çok büyük bütçeleri harcayan, bütünleşmiş bir yönetime en çok ihtiyaç duyan sektördür.
Kullanıcının ERP sistemlerinden verim alabilmesi ancak doğru seçim yapması ile mümkündür. Doğru seçimin yolu ise kullanılması düşünülen ürünü, sektörün çalışma sistemi içeriğinde, doğru sorgulamaktan geçmektedir.
Bir inşaat çözümü proje safhalarını; Fizibilite – Projelendirme – Teklif Oluşturma – Planlama – Yürütme – Ölçme ve Değerlendirme – İş sonunu; Firma Veri Tabanı ve hafızasını oluşturma olarak safhalara bölecek olursak
Ekteki işlevsel grafikte görülen her safhanın işlevleri veya her modülün sektöre özel yapısallığının gereği olarak sorulması gereken yüzlerce soru vardır.
Bu bildiride, bu safhaların işlevlerinin gereğinden hareket edilerek, İnşaat sektörüne özel bir ERP de olması gereken çözümün ana hatları belirlenmeye çalışılmıştır.
Anahtar Kelimeler: Erp, Planlama, İnşaat Proje Yönetimi,
Giriş
“İnşaat Proje Yönetimi”veya daha geniş kapsamı ile“Proje Yönetimi”olgusu binlerce yıldan beri süre gelen ve içeriği bugüne göre hemen hiç değişmemiş bir olgudur.
Proje, tanımlanmış bir kapsama uygun amaç ve hedefler doğrultusunda özgün bir planı başlatma, yürütme, kontrol etme ve sonuca bağlama sürecidir. Projeler bir kereye mahsustur ve tamamlanınca biterler. İnşaat projeleri de benzersiz projelerdir. Proje müellifleri, uygulama ekipleri, uygulama yeri, malzemeleri, yapım süresi, yönetim ve denetim sorumluları, bütçeleri her inşaat projesi için farklıdır.
Yönetim’i bir sanat ve aynı zamanda bir bilim olarak değerlendirecek olursak; bir grup insanın belirlenmiş hedeflere yönlendirilmesi, aralarında iş bölümü ve koordinasyonun sağlanması kısmını yönetim sanatı olarak değerlendirebiliriz.
Proje yönetiminin temel amacı olan, zamanı, parayı, insan gücünü, makine ve teçhizatı en verimli şekilde kullanarak projeyi en uygun sürede, en uygun bütçe ile en kaliteli şekilde tamamlanması bölümü ise yönetimin bilimsel içeriğidir.
Yönetim’in sanat kısmını “Sevk ve idare” olarak tanımlayabiliriz.
İşlerin başkaları aracılığı ile yaptırılması eylemini yürüten yönetim sanatı (Sevk ve İdare), kişisel özelliklere, becerilere, tecrübeye ihtiyaç gösterebilir.
Yönetim bilimi ise; hedefleri doğru belirlemek için detaylı ön hazırlık çalışmalarını, planlama yapmayı, planlama hedefleri ile güncel durumu karşılaştırmayı, ölçme ve değerlendirmeyi, bu durum tespitleri ile projeksiyon çizmeyi, geleceği daha doğru görebilmeyi gerektirir.
ERP; Yönetim biliminin, günümüz teknolojisinde, “İnşaat Yönetimi’ne bilgi ve beceri ‘Know-How’ dan ziyade uygulanabilirlik ‘Do-How’ getirmiş olan olmazsa olmaz aracıdır.
Bir inşaat firmasının işlevselliği içinde, bu safhalarda bulunması, kayıt altında tutulması gereken verilerin ortak bir veri tabanı içinde değerlendirilebilmesi gerekmektedir. Bunu sağlayabilmek için proje, metraj, analiz, birim fiyat, teklif, hakediş, maliyet muhasebesi, demirbaş, puantaj, stok, cari hesap, satın alma planı, ödeme planı, iş programı, bütçe, nakit akış tabloları, kar-zarar hesapları gibi bütün verilerin kurulan sisteme uygun format içinde bulunması, değerlendirilebilmesi ve yine sunuma uygun formatlar içinde gerekli noktalara iletilmesi gerekmektedir.
ERP yazılımları, temelde veri hâkimiyetini, paylaşımını ve yönetimini sağlayan araçlardır. İnşaat sektörü verilerini, dokümanter veriler ve sayısal veriler olarak 2 başlık altında toplayacak olursak;
Dokümanter veriler, projeler, teknik şartnameler, sözleşme ve yazışma evrakları gibi dokümanlardır. Miktarsal, parasal ve zamansal veriler ise sayısal verilerdir. Bunlar metrajlar, birim fiyatlar, analizler, iş programı aktivite içerikleri, gerçekleşme yüzdeleri, ölçme-değerlendirme verileri, puantaj verileri, muhasebesel veriler, satın alma ve depo verileri gibi verilerdir.
ERP düzeninde tutulması gereken veri, genel hatları ile benzer yapıda olsa da, her inşaat projesi için özeldir. Her projenin ayrı bir başlıkta tutulması ve değerlendirilmesi gerekmektedir.
İnşaat projelerinin safhalarını ve bu safhalardaki işleyişi dikkate alırsak;
A-Proje Safhası:
Proje safhasında, Mimari, Statik, Mekanik, Elektrik tasarımcılar ve bunların alt disiplinleri olan uzman gruplar tarafından proje tasarlanır. Bu safhada elde edilen binlerce proje ve teknik doküman vardır. Bunlar dokümanter verilerdir. Öncelikle bunların tasarımcı, yatırımcı ve uygulayıcı gruplar arası paylaşımının sağlanması gerekmektedir. Günümüzde bu paylaşımların ve dosya aktarımlarının genelde “mail” ekleri veya “ftp” klasörleri kullanımı ile olduğunu görmekteyiz. Bu yöntem bilgisayarların çöplüğe dönmesini, bu yolla aktarılan verilerde ayrıştırılamaz mükerrerliklerin ve karmaşanın oluşmasına sebebiyet vermektedir.
ERP içeriğinde doküman yönetimi; tüm noktalardan, tüm paylaşımcıların, tasnif edilmiş, mükerrerlik taşımayan doğru ve son veriye ulaşması olmalıdır.
B-Hazırlık Safhası:
İnşaat projelerinde 2 ana taraf vardır, yatırımcı adına denetim ve yürütmeyi sağlayan müşavir grup ve uygulamayı gerçekleştiren yüklenici. Hazırlık safhasında yapılan çalışmalar, yatırımcı adına yapılıyorsa “keşif”, yüklenicinin teknik birimi tarafından yapılıyor ise “teklif” olarak isimlendirilmektedir. İçerik olarak hiç bir fark olmayan bu çalışmada yalnızca sorumlu birimler farklıdır.
Hazırlık safhasında, sayısal verilerin değerlendirilmesi önem kazanmaktadır. Değerlendirilmesi gereken ihale kapsamı “Firma hafızası” olarak nitelendirilen sisteme aktarılmalı, eski projelere ait veya güncel tutulan analiz ve birim fiyat veri kütüklerinden ön değerlendirmesi yapılabilmelidir. Bu ön değerlendirmeden sonra “iş’e özel” dosyalarda detaylı çalışmaya girilmelidir. Metrajlarda detaylara inilmeli, iş’e özel analizler, birim fiyat tarifleri, teknik içerikler, birim fiyatlar, genel gider varsayım analizleri, tasarı iş programı yapılmalıdır. Ön bütçe, gelir gider nakit akış tabloları bu dönemde çalışılacak senaryolara göre kolayca belirlenebilmelidir.
Bu safhanın olmazsa olmaz ERP modül veya veri kütükleri temel içerikleri ile şunlardır;
Birim Fiyat Modülü;
Hazırlık safhasının, “Firma Hafızası “ olarak nitelendirilebilecek en temel 2 modülünden bir tanesi imalat birim fiyatlarının, malzeme ve işçilik rayiçlerinin bulunması gereken “Birim Fiyat” modülü diğeri ise “Analiz” Modülüdür.
Firmanın bu güne kadar hazırlandığı tüm işlerin birim fiyat kütükleri bulunmalıdır.
Sınırsız sayıda firmaya ait malzeme fiyat listeleri, marka ve özel kodları ile ilgili poz altında tanımlanabilmeli ve çalışılan tekliflerde seçilip kullanılabilmelidir.
Firmaya özel "Birim Fiyat Kütüğü" oluşturulabilmeli
Tüm birim fiyat kütükleri minimum 2 farklı dilde tutulabilmeli ve raporlanabilmelidir
Her bir poza özel Birim Fiyat Tarifi, teknik tanımlar ve notlar tanımlanabilmeli ve değişik formatlarda raporlanabilmelidir
Pozlarla ilgili kapsamlı bilgi tutmak amacı ile her bir poz’a özel, resim dosyaları veya her formatta dosya bağlantıları yapılabilmeli, görüntüle bilmelidir
Pozların çoklu “Para Birimi” ile tutulması, çapraz kur bilgilerinin girilerek belirli bir para birimine göre hesaplanması sağlanabilmelidir
Kullanılan tüm temel kaynak pozlarının tiplerine göre istenilen gruplara ayrılması ve raporlanabilmesi sağlanabilmelidir (Malzeme, Yerel, İthal, İşçilik, Makine Ekipman, Taşeron...),
Her bir birim fiyat kütüğünde bulunan tüm pozlar CSI (Construction Spefication Institude) master format kodlama veya Bayındırlık kodlama veya herhangi bir kodlama sistemine göre herhangi bir kodlama sistemi altında tasnif edilebilmelidir.
Muhasebe işlemlerinde malzeme hareketleri bazı hesap kodları ile ilişkilidir. Bu hesap kodları tanımlanabilmeli depo veya muhasebe fiş oluşumlarında otomasyon sağlanabilmelidir.
Muhasebe ve depo kayıtlarına göre malzeme son giriş fiyatı, ortalama fiyatı gibi veriler otomatik olarak iş’e özel birim fiyat kütüğünde ilgili kolona yansımalıdır
3D proje üreten yazılımlarda da metraj listeleri için imalat poz katalogları bulunmaktadır. Bu programlara ilgili iş’e ait poz tanımlarını gönderebilmeli ve o programlardan poz kütüklerini alabilmelidir
Tüm pozlar ile ilgili adam/saat, makine/saat bilgilerini tutabilmelidir
Herhangi bir formatta elde edilmiş verinin (Excel, txt, asci ) birim fiyat kütüklerine aktarımı sağlanabilmelidir
İhale hazırlıkları esnasında, toplanan teklifleri farklı para birimlerine göre değerlendirilip yüklenici değerlendirme mukayeseleri yapılabilmelidir
Analiz Modülü:
Ülkenizdeki tüm Kamu sektörü kuruluşlarının analizlerini ve firmanızın tüm eski işlerine ait imalat analizlerini bulundurabilmeli.
Firmanıza veya iş'e özel analiz dosyaları açılabilmeli.
Mevcut analiz dosyalarındaki bilgileri diğer analiz dosyalarına kopyalanabilmeli.
Tüm imalat analizleri için birim fiyat tarifleri, teknik açıklamalar ve ilgili dosya bağlantıları yapılabilmeli.
Analizler içinde kullanılan rayiç veya birim fiyatlara istediğiniz grup kodlarını vererek, analiz içinde grup ara toplamları ayrılabilmeli.
Aktif birim fiyat dosyasının dışında başka bir dosyadan da işçilik ve malzeme imalat pozları aktarılabilmeli.
Tüm analizlerin kâr oranı tüm dosyada veya her analiz için ayrı belirlenip değiştirilebilmeli.
Analiz dosyasına bağlı aktif birim fiyat-rayiç dosyası değiştiğinde tüm imalat analiz birim fiyatları da otomatik olarak değişmeli.
Dosyalar arası analiz aktarımı yapılabilmeli.
Aktivite Analizlerinde imalat miktarları metraj veri tabanı ile entegre olabilmeli.
Her bir analize ayrı nakliye, amortisman ve genel gider, kar oranları girilebilmeli.
Analiz kütüğüne bağlı aktif birim fiyat kütüğünde veya yardımcı analizde yapılan herhangi bir değişiklik, ilgili tüm diğer imalat analizlerini de otomatik olarak değiştirmeli.
İmalat analizlerine, ilgili detay çizim veya resimleri bağlanabilmeli, analiz raporlarında bunlar da görüntülenebilmeli.
Metraj Modülü:
Metraj veri tabanı, “İnşaat Proje Yönetimi ERP” sisteminin doğru çalışması için en gerekli modülü sayılabilir. Hangi imalat? Nerede? Hangi miktar da? Bu sorular sistemin cevap bekleyen en önemli sorularıdır. Tüm modüllerdeki ölçme ve değerlendirmelerde bu cevaplara ihtiyaç vardır. Metraj modülünün yapısal olarak da diğer veri tabanlarını destekler bir yapıda olması ve tüm bu veriyi gerekli formatlarda diğer modüllere aktarabilir, paylaşabilir durumda olması gerekmektedir.
Metraj veri tabanında her türlü imalat metrajlarını, profil ve demir metrajlarını detaylı olarak tutabilmeliyiz.
Metraj veri tabanında tüm imalatları, metrajları ve mahal bilgileri ile tablosal olaraktan girebilmeliyiz.
Bu mahal tablolarından, mahal metrajlarını oluşturabilmeliyiz. Mahal metrajları, mahal keşifleri demektir.
Bu mahal tablolarından, ilgili iş’e ait keşif-teklif de “tek tuş” dokunuş kolaylığında oluşabilmelidir. İlgili keşif dosyasında bulunması gereken mahal (yeşil defter) bilgisi, hangi imalat pozuna ait olduğu bilgisi ve o imalatın ilgili adresine ait metraj bilgisi metraj modülünde tariflenmelidir.
Bir keşfi oluşturan 4 veriden 3 ü (yeri-pozu-miktarı) bu metraj veri tabanında var ise keşif-teklif’i oluşturmak için başka bir yapıya ihtiyaç var mıdır?
Günümüz teknolojisi, proje safhasındaki projelendirme tekniklerine büyük katlı sağlamıştır. Bazı gelişmiş programlarda tüm projemizi 3 boyutlu olarak şekillendirmek, sanal proje ortamında dolaşabilmek, metrajları ve mahal listelerini raporlamak ve istediğimiz ortama aktarmak şansına sahibiz.
ERP nin metraj modül ününde bu yazılımlar ile entegre çalışabilmesi, bu projelerde tanımlanan imalatlar ile ilgili binlerce metraj değerini mahal listeleri ile birlikte “tek tuş” dokunuş kolaylığında metraj modülüne alabilmesi veya ilgili projeye ait birim fiyat kütüklerini bu programlara gönderebilmesi gerekmektedir.
C-Planlama safhası:
Yürütme safhasının başlangıcı sayılabilecek dönem planlama safhasıdır. Bu safhada yapılacak çalışmalar işin gerçekleşme senaryolarıdır. Özellikle yüklenicinin zaman yönetimi ile ilgili gerekli detaydaki iş programını yapması gerekmektedir. Avinal, A. (2010)
Süre planlama sonucu elde edilen zamansal veriler, projenin tüm safhalarındaki bütün verilerin zaman ölçeğinde de değerlendirilebilmesini sağlamaktadır.
CPM programlarından beklenen işlevleri ve kurgulanmalarını da; ERP sistemlerinin olmadığı zamanlar öncesi ve sonrası diye ayırmak gerekmektedir. 2000 li yıllar öncesinde, CPM iş programı uygulamaları, girilmesi gereken verilerin çok fazla olması ve her değişiklikte bu verilerin güncellemelerinde karşılaşılan zorluklar nedeni ile doğru içerikte yapılamamış ve bu sebepten çoğu zaman yetersiz kalınmıştır.
CPM tekniği ile hesaplanmış bir iş programı yalnızca; aktivitelerin, imalatların öncelik ve zamansal boyutunu, ilgili birimlere raporlayarak işin doğru yürütülmesine yardımcı olan bir zamansal planlama ve yürütme aracıdır.
Ama “inşaat proje yönetimi” içeriğinde ERP sisteminden bahsediliyor ise; ERP sistemi, iş programı ile entegre çalışmak zorunluluğundadır.
Nedenleri;
İnşaat projelerinde, iş programında yer alması gereken imalatlar nelerdir? Sorusu ile konuyu irdelemeye başlarsak şunları fark ederiz.
Bir inşaat projesinde yapılması gereken imalatları belirleyen en detaylı tablo keşiftir. Keşif, projelerin sayısallaştırılmış ve sözelleştirilmiş ifadesidir. Olması gereken detayda hazırlanmış bir keşif dosyasında, o projede yapılması gereken tüm imalatların poz numaraları, birim imalat tarifleri, miktarsal değerleri, imalatın yeri bilgisi ve birim imalat fiyatları ile yer alması gerekmektedir.
İnşaat projelerinde iş programları ise, CPM veya PERT algoritmalarını kullanarak, ilgili proje keşfinin, imalat verilerinden oluşan aktivitelerinin, zamansal boyutunu bilgisayar teknolojileri ile hesaplayan araçlardır.
Bu tespit bizi, inşaat projelerinde, keşif verileri ile iş programı verileri arasında direk bir iletişim olması gerektiği gerçeğine götürür. Keşifte meydana gelen her değişiklik, iş programına da aynı anda taşınabilmelidir. İmalatın metrajında, birim fiyatında, imalat analizinde, imalat veya teknik sorumlusunda oluşabilecek her değişiklik iş programı verilerinde de aynı şekilde takip edilebilmelidir. İş programı, keşif imalatlarının ve bu imalatların kaynaklarının zamansal imalat veya ihtiyaç ölçeğini belirleyen, keşfin farklı formatta diğer bir ifadesidir.
Bu sebepten, hazırlık safhası verilerinin entegre bir ifadesi olan Teklif/Keşif, ERP sistem ortamında bir CPM programı algoritmasına dönüştürülmelidir. Bu işlemin yapılması, çoğu zaman mümkün olmayanı mümkün kılmaktır. (Avinal, A. 2009)
İş programı, hazırlık safhasındaki verilerden beslenen, kurgusu sonucu hesapladığı zamansal veri ile ERP nin yürütme ve ölçme değerlendirme safhalarındaki modüllerdeki verilerin zamansal boyutunu belirleyen en önemli araçtır.
D-Yürütme safhası:
Yürütme safhasında olması gereken işlevsel modüllere ve işlemlere bakıldığında, satın alma, bütçe, ekip optimizasyonu, imalat yürütme disiplini için iş emirleri gibi başlıklar öne çıkmaktadır. Bu safhada da gerek hazırlık, gerek planlama safhası verilerinin yine temel veriler olduğunu görmekteyiz.
Bir inşaat projesinde tüm imalat ve aktivitelerin miktarsal ve parasal değerleri hazırlık safhası modüllerinden, zamansal verileri de iş program hesaplamalarından gelmektedir.
Aktivite ve imalatların iş program içeriğinde belirlenen zamansal boyutu, ERP sisteminin diğer modüllerinin de ihtiyaç duyduğu “zamansal” veridir. Bir inşaat projesinde imalat ve aktivitelerin miktarsal, parasal ve zamansal boyutunu bilmeden doğru proje yönetiminden bahsetmek mümkün değildir.
Zamansal, miktarsal ve parasal boyut belirlenmeden;
- Satın alma operasyonlarındaki malzeme ihtiyaç listelerini belirlenemez,
- Malzeme alım planları doğru olarak yapılamaz,
- Uygun ödeme planları belirlenemez
- Nakit akış dengesi kurulamaz,
- Bütçenin parasal ve zamansal açılımı görülüp, irdelenemez
- Ekip optimizasyonları yapılamaz
- Günlük iş emirleri ile projenin doğru organizasyon ile yürütülmesi sağlanamaz.
Bu safhanın ERP modül veya veri kütükleri temel içerikleri ile şunlardır;
İş Emirleri;
İş programlarının ilk temel fonksiyonu, iş emirlerinin oluşturulabilmesi, imalat takibinin disipline edilebilmesinin sağlanmasıdır. İş programı, o şantiyenin, o projenin tüm imalatlarının önceden belirlenmiş zamansal planlama ölçeğinde takip edilebilmesini, zamansal olarak ölçülüp değerlendirilmesini sağlayan en temel araçtır. Bir projede iş programının gerçek işlevselliğinin ilk ölçüm kriteri bu olmalıdır. Avinal, A. (2009-1)
İş emirlerinin alınabilmesi için, aktivite kaynakları olan imalatların sorumlularının belirlenmesi ve eşleştirilmesi yapılmalıdır. Bunun için en uygun modül teklif/keşif modülüdür. Zamansal boyutları iş programında, miktarsal boyutları ve sorumluları keşifte belirlenmiş imalatların gün veya hafta bazında iş emirleri alınabilmesinin ERP içeriğinde sağlanması gereklidir.
Özellikle vurgulamak isterim ki;
Projenin, günlük iş emirleri disiplininde yürütülmesi, inşaat proje yönetimi biliminin en temel gereklerinden biridir.
Satın alma Modülü;
Bu modül içeriğindeki işlemler şu safhalardan geçmelidir.
Günlük satın alma veya teklif alma yöntemi için talep oluşturma, onay süreci, teklif alınacak firma seçimi, teklif toplama ve değerlendirme, sipariş verme, günlük satın almadan veya siparişten teslim alma, teslim alma sonucu depo ve muhasebe kayıtlarını oluşturma.
Talep oluşturma sürecinde, seçimler birim fiyat kütüklerine veya depo kayıtlarına ulaşarak yapabilmeli.
İlgili malzemenin depodaki miktarsal durumu, ortalama fiyatı, son giriş fiyatı, ilgili malzemenin iş programına göre aylık ihtiyaç miktarları gözlenebilmeli.
Teklif alma sürecinde, ilgili teklif için, firmalar ile yapılan tüm yazışma ve dokümanlar sistem içinde dijital ortamda tutulabilmeli ve “tek tuş” kolaylığında ulaşılabilmeli.
Gerektiğinde teklif bazında veya poz bazında tüm mukayeseler gözlemlenebilmeli.
Talep oluşturan, talebindeki her malzemenin hangi safhada olduğunu görebilmeli.
Teslim alma sürecinde ilgili muhasebe veya depo kayıtları otomatik oluşabilmelidir.
Planlanan Bütçe – Nakit Akış Modülü:
Bu safhada tanımlanan bütçe, hazırlık safhasında miktarsal ve parasal değerleri belirlenmiş Teklif/Keşif verilerinin yapılan iş programına göre zamansal boyutları ile gelir gider varsayımlarının bütçe modülünde ön değerlendirilmeleridir. Gerçek anlamda bütçe ölçme ve değerlendirmeleri “Gerçekleşme” safhasında yapılabilir.
Görüldüğü gibi, bu safhada çalışan tüm modüllerde de diğer safhalarda bulunan miktarsal, parasal ve zamansal veriler ile etkileşimli, gerektiğinde entegre çalışmaya ihtiyaç vardır. İnşaat proje yönetimi ERP sistemi, tüm safhalarda olduğu gibi bu safhadaki işlemlerde de entegrasyonu sağlamalıdır.
E-Gerçekleşme ve Ölçme Değerlendirme Safhası;
Gerçekleşme safhasının temel modülleri; Maliyet muhasebesi ve buna entegre Stok, Demirbaş, Puantaj modülleri ile Bütçe ve İmalat Tespit modülüdür
Maliyet Muhasebesi Modülleri:
İnşaat proje yönetim ERP sisteminde, firmaların, buradaki “Maliyet muhasebesi” ile resmi muhasebelerini karıştırmamaları gerektiğini düşünüyorum.
Sebepleri;
Kurumsal hüviyetteki inşaat firmaları genelde global ölçekte çalışmaktadırlar. Farklı ülkelerde, farklı para birimleri, farklı ülke muhasebe sistemleri ile çalışmaktadırlar. Her ülkede muhasebesel anlamda vergi yükümlülükleri farklıdır.
Bu ölçekte bir firmanın her projesi, ayrı takip gerektiren, farklı üretim yapan bir fabrika hüviyetindedir. Yönetim sorumluluğu, üretim sorumluluğu, ekipleri, gelir giderleri, kar ve zararı diğer projelerden bağımsızdır. Belirli bir büyüklüğün üzerinde olan her projenin ayrı ve bağımsız olarak muhasebesel takibinin yapılması gereklidir. Farklı ülkelerde vergi sorumluluğu olan bir firmanın resmi muhasebesini aynı ortamda tutamazsınız. Bu muhasebesel sistemlerden merkezi muhasebe sistemine özet veri akması yeterlidir.
Ayrıca; İnşaat projelerindeki Maliyet Muhasebesi veri kayıt detayları standart muhasebe kayıtlarından çok detaylı olmak durumundadır. Her harcama kalemi, hangi binadaki, hangi aktivite veya hangi imalat için, gibi detaylarda sorgulanmak ve buna göre kayıt altına alınmak durumundadır.
Farklı ülkelerde, farklı para birimleri ile yürüyen projelerin, ortak para biriminde değerlendirilmesi gereken en önemli verileri bütçe ve gelir gider tablolarıdır. Bunlar ortak bir para biriminde konsolide edilerek sorun kolaylıkla çözülebilir.
Gerçekleşen Bütçe – Nakit Akış Modülü:
İnşaat projelerinde bütçe algısı, alışıla gelmiş muhasebe standartlarının çok dışındadır.
Her proje ayrı, her projenin her imalatı ve imalatlar için gerekli tüm kaynak malzemeler bütçe modülünde satır satır yer almak durumundadır.
Diğer bir deyişle, tüm teklif/keşif, zamansal boyutları da belirlenmiş olarak, farklı bir formatta, bütçe modülünde de yer almak durumundadır. Tüm imalat ve malzemeleri burada da miktarsal, parasal ve zamansal değerleri ile ve de mukayeseli durumları ile izleyebilmeli, raporlar oluşturabilmeliyiz.
Bir imalat kalemi ise, iş programına göre aylık miktarsal ve parasal değerlerini gerçekleşen değerlere göre mukayeseli olarak görebilmeli.
Bir kaynak malzeme ise, imalat analizine göre kullanılması gereken durumun, depo hareketlerini ve kullanım durumuna göre mukayesesini yapabilmeli.
Bir genel gider varsayımı ise, bu varsayım tutarının gerçekleşen muhasebesel durumunu ve bu gerçekleşen tutarın sebebi olan harcamaların gerektiğinde kalem kalem dökümünü inceleyerek raporlayabilmeliyiz.
İmalat Tespit - Ölçme Değerlendirme modülü:
Ölçme ve değerlendirme kavramını, inşaat projelerinde 2 farklı şekilde düşünmeliyiz.
Birincisi, inşaat proje yönetiminin ilk 3 safhasında, projelendirme, hazırlık ve planlama da yapılan ölçme ve değerlendirmedir. Bu projenin ana kurgusu olan “Master Plan”ın doğru yapılmasının sağlanmasıdır.
İkinci ölçme ve değerlendirme ise, projenin yürüyüşü sırasında, varsayılan ile gerçekleşen arasındaki farklılıkların tespit edilerek, yapılması gereken düzeltmelerin saptanması işlemlerini belirler. Günü gününe tespit ve takip değerlerinin toparlandığı ‘İmalat Tespit’ modülündeki verilerin değerlendirilme işlemleri ise, bize ancak kısmi düzeltme imkanı sağlayabilir.
Bu modülde;
Tüm aktivite ve imalatların keşif değerleri ile gerçekleşme değerlerini mukayeseli olarak ve gerçekleşme yüzdeleri ile görebilmeli.
Tüm aktivite ve imalatların iş programında hesaplanan tüm zamansal verilerinin gerçekleşen zamansal veriler ile mukayeselerini izleyebilmeli.
Taşeronlar tarafından yürütülen imalatların ‘tek tuş’ kolaylığında taşeron hak edişlerine dönüşmesi ve muhasebe kayıtlarına geçmesi sağlanabilmeli.
Taşeronların imalatlardaki adam saat verileri kolaylıkla raporlanabilmeli.
‘Ne ürettik, ne harcadık’ içeriğindeki raporlar, istenilen detay ve kapsamda alınabilmeli.
En önemlisi ise; bu verilerden ‘tek tuş’ kolaylığında, iş programı içeriğindeki tüm aktivite ve imalatların AS (gerçek başlama zamanını), AF (gerçek tamamlanma zamanını), gerçekleşme yüzdesini hesaplatıp, iş programının açmadan ve el değmeden güncellenmesinin sağlanabilmesidir.
Sonuç
İnşaat sektörünün 2 temel oyuncu grubu yüklenici ve müşavir gruplarıdır. Bu grupların kültür ve kurumsallık beceri ve eğitimlerini lisans, yüksek lisans ve doktora olarak değerlendirecek olursak;
Bunların kurumsallık ve lisans seviyesindeki başarılarının ölçülmesi ve değerlendirilmesinin yapılması gereken ilk safha hazırlık safhasıdır. Hazırlık safhasında kullandıkları araç ve sistematikleri, veri paylaşımındaki becerileri bence firmaların lisans seviyesindeki başarı dereceleridir.
Bu grupların planlama safhasındaki beceri ve kültür seviyeleri yüksek lisanstaki başarı derecelendirilmelerini belirtir. Planlama kültürü olmayan, planlamanın temel işlevlerini yerine getiremeyen grupların, inşaat proje yönetimi ERP sistemini kurgulamaları, sistemi doğru çalıştırmaları mümkün değildir. Avinal, A. (2009-2)
İnşaat sektöründe ERP yalnızca, bazı işlemleri otomasyona bağlayan bir yazılım seti olarak düşünülmemelidir. ERP, sektörün tüm işleyişini yapısında bulunduran, inşaat proje yönetim kültürünün temel eğitim aracı, inşaat yüklenici veya müşavir firmalarının doktora çalışması eğitim ortamıdır.
Kaynaklar
Avinal, A. (2009-1). “A Solution for Developing the Algorithm of Transferring Cost Estimation Data to a CPM Program via Construction Management ERP Software”, Fifth International Conference on Construction in the 21st Century (CITC-V) “Collaboration and Integration in Engineering, Management and Technology”, İstanbul, 412-419.
Avinal, A. (2009-2). “How Should Expertise Classification be Evaluated Within Construction Planning?”, Fifth International Conference on Construction in the 21st Century (CITC-V) “Collaboration and Integration in Engineering, Management and Technology”, İstanbul, 412-419.
Avinal, A. (2010). “İnşaat Proje Yönetiminde,“İş Programı” hangi detayda olmalı?”,
1. Proje ve Yapım Yönetimi Kongresi, ODTÜ Kültür ve Kongre Merkezi, Ankara