1.Proje ve Yapım Yönetimi Kongresi, 29 Eylül - 1 Ekim 2010
ODTÜ Kültür ve Kongre Merkezi, Ankara
İnşaat Proje Yönetiminde,“İş Programı” hangi detayda olmalı?
Ahmet Avinal
Öğretim Görevlisi YTÜ, Mimar, PYO-Proje Yönetim Ofisi Kurucu Ortak, İstanbul
Bu e-Posta adresi istenmeyen posta engelleyicileri tarafından korunuyor. Görüntülemek için JavaScript etkinleştirilmelidir. , Bu e-Posta adresi istenmeyen posta engelleyicileri tarafından korunuyor. Görüntülemek için JavaScript etkinleştirilmelidir.
Özet
CPM / PERT / PCS Proje planlama ve zamanlama metodolojileridir.
Zamanımızda bu sistemlerin algoritmaları üzerine kurulmuş çok sayıda bilgisayar programları vardır. Primavera, Microsoft Project, Suretrac, Timeline, Artemis gibi..
Planlama ve iş programına uygun çalışma konusu, inşaat proje yönetimininde çok büyük önemine rağmen, müteahhitlik sektörünün en zayıf noktasıdır.
İnşaat sektörü genelinde, CPM metodolojisi uygulamaları, yok denecek kadar azdır. Olan kullanımlarda da , programın daha çok “Çubuk Diyagram - Bar Chart” olarak işlev gördüğünü görüyoruz.
Bunun en büyük nedeni, iş programların hangi detay ve kapsamda yapılması gerektiği ve bu konudaki teknolojinin nasıl olması gerektiği hakkındaki bilgi eksikliğidir.
Planlama sonucu elde edilen zamansal veriler, projeye ait “Master Plan”ı oluşturan tüm verilerin zaman ölçeğinde de belirlenmesini sağlamaktadır. Bu sayededir ki; satınalma, bütçe, iş emirleri, ödeme kararları, nakit akış, bütçe, ekip optimizasyonu gibi kararların işleneceği modüllerde ölçme ve değerlendirme işlevlerini bilinçli bir şekilde yerine getirebilmekteyiz.
Uluslar arası bir inşaat firması kültüründe, “İnşaat Yönetimi” araçlarından olan bir CPM Programından beklenenler;
1-İş Emirlerini oluşturulabilmesi, bu sayede imalat takibi disiplininin sağlanabilmesi
2-Kaynak ihtiyaç listelerinin belirlenebilmesi. Malzeme satın alma listelerinin zamana bağlı olarak düzenlenebilmesi, ödeme planlarının yapılabilmesi
3-İş gücü ihtiyaçlarının belirlenebilmesi, ekip optimizasyonlarının yapılabilmesi
4-Bütçe gelir ve gider değerlerinin, nakit akış raporlarının zaman ölçeğinde belirlenebilmesi
5-Firma veya taşeron hakedişlerinin yapılabilmesi gibi işlevlerdir,
Burada sayılan işlevlerin yerine getirilebilmesi ancak planlama kurgusunun gerekli detayda yapılabilmesi ile mümkündür. Nedir bu gerekli detay? Bu detay’a planlama mühendisi mi karar verir, yoksa projenin gerçek içeriği mi?
Bu bildiride “İş Programı” nın, hangi detay seviyesinde ele alınmasının gerektiği, sebepleri, hangi modüller ile entegrasyonunun veya veri alışverişinin sağlanması gerektiği ve sağlanabilirliğinin nasıl bir sisteme ihtiyaç gösterdiği anlatılmaya çalışılacaktır.
Anahtar Kelimeler: İnşaat Proje Yönetimi, CPM, Planlama, İş Programı, ERP.
Giriş
Planlama ve iş programına uygun çalışma konusu çok büyük önemine rağmen, müteahhitlik sektörünün en zayıf noktasıdır.İnşaat sektörü genelinde, CPM metodolojisi uygulamaları, yok denecek kadar azdır. Olan kullanımlarda da , programın daha çok “Çubuk Diyagram - Bar Chart” olarak işlev gördüğünü görüyoruz. Genelde, şartnameler gereği olarak şantiyelerde planlama görevlileri bulundurulur ve iş programı içeriğindeki sözleşme gerekleri yerine getirilmeye çalışılır.
Genelde, Microsoft Project ve Primavera bu konuda etkin programlar olarak tanınmaktadır. “Zaman Planlama” (CPM) teknikleri firmalarda genel bir kültür, genel bir uygulama olmaktan çok, kişisel ilgi ile ferdi kullanımlar olarak görülmektedir.
İş programı nedir? Niçin yapılmalıdır, ne avantajlar sağlar? Nasıl takip edilir? Nasıl Güncellenir? Bunlar bilinmez ve bu işlem yalnızca sözleşme gereği yapılması zorunlu bir işlem olarak uygulanmaya çalışılır.
İş Programı yapma alışkanlığımız “SIFIR” noktalarındadır. Şartnameler gereği olarak Şantiyelerimizde Planlama görevlileri bulundururuz. İş Programı nedir? Niçin yapılmalıdır, bize neler sağlar? Nasıl takip edilir? Nasıl Güncellenir? Ne iş’e yarar? Bunlar bilinmez ve bu işlem yalnızca sözleşmelerde varsa, sözleşme gereği verilen bir “Çubuk Diyagramı” olarak algılanır. Planlama ve iş programına uygun çalışma konusu çok büyük önemine rağmen, müteahhitlik sektörümüzün en zayıf noktasıdır.
Bunun sebepleri;
1- İş programların hangi detay ve kapsamda yapılması gerektiği ve bu konudaki teknolojinin nasıl olması gerektiği hakkındaki bilgi eksikliği,
2- Çoğu uygulamalar da herhangi bir zorunluluk olmaması,
3- Sektörün ERP uygulamalarına yabancı olması, veri paylaşımı ve veri iletişiminin büyük avantajlarını algılamamaları,
4- Bilgi ve eğitim eksikliğidir.
İnşaat projelerinde, iş programında yer alması gereken imalatlar nelerdir?
Bir inşaat projesinde yapılması gereken imalatları belirleyen en detaylı tablo keşiftir. Keşif, projelerin sayısallaştırılmış ve sözelleştirilmiş ifadesidir. Olması gereken detayda hazırlanmış bir keşif dosyasında, o projede yapılması gereken tüm imalatların poz numaraları, birim imalat tarifleri, miktarsal değerleri, imalatın yeri bilgisi ve birim imalat fiyatları ile yer alması gerekmektedir.
İnşaat projelerinde iş programları ise, CPM veya PERT algoritmalarını kullanarak, ilgili proje keşfinin, imalat verilerinden oluşan aktivitelerinin, zamansal boyutunu bilgisayar teknolojileri ile hesaplayan araçlardır.
Bu tespit bizi, inşaat projelerinde, keşif verileri ile iş programı verileri arasında direk bir iletişim olması gerektiği gerçeğine götürür. Keşifte meydana gelen her değişiklik, iş programına da aynı anda taşınabilmelidir. İmalatın metrajında, birim fiyatında, imalat analizinde, imalat veya teknik sorumlusunda oluşabilecek her değişiklik iş programı verilerinde de aynı şekilde takip edilebilmelidir. İş programı, keşif imalatlarının ve bu imalatların kaynaklarının zamansal imalat veya ihtiyaç ölçeğini belirleyen, keşfin farklı formatta diğer bir ifadesidir.
Peki, bir iş programında takip edilmesi gerekenler nedir? Bu imalatların gerçekleşip gerçekleşmediği veya hangi miktarda, hangi zaman dilimi içinde, hangi sürede, hangi verim ile gerçekleştiği takip edilmeyecek midir? Buradan da anlaşıldığı gibi olması gereken detayda hazırlanmış bir keşfin tariflediği tüm imalatlar, o iş için hazırlanmış iş programında da yer almak durumundadır. Ama nasıl? Aktivite olarak mı, aktivite kaynağı olarak mı?
Projenin sayısallaştırılmış bütünlüğünü tarifleyen keşifte; imalat çeşitleri “poz” dediğimiz detay seviyesinde, metraj değerleri, birim fiyat değerleri ve “yeşil defter” dediğimiz adresleri ile yer almaktadır.
İlgili projenin iş programında da tüm bu detaylar yer almak durumundadır. Fark formatlarındadır. Keşifte “poz” detayında olan veri, iş programında “aktivite” formatına dönüşmüş halde bulunmalıdır. Keşif, ERP sistem ortamında bir CPM programı algoritmasına dönüştürülmelidir. (Avinal, A. 1990)
Keşifte, yer, miktar, birim fiyat değerleri ile bulunan tüm imalatlar, iş programında da gruplanmış halleri olan “aktivite” olarak bulunmak durumundadırlar. Keşifte bulunan imalatları, iş programında aktivitenin 1.seviye kaynakları olarak, miktarsal ve parasal değerleri ile görebilmeliyiz. Yani kaynaklarda yer alması gereken bu imalatları gerçek metraj ve birim fiyat değerleri ile görebilmeliyiz.
İş programının günlük iş emirleri düzeninde yer alması ve takip edilmesi gereken imalatlar, iş programının aktivitelerinin 1.seviye kaynaklarında da bulunması gereken bu imalatlardır. Keşifte ve iş programında yer alan her imalat, miktarsal, parasal değeri, başlama ve bitiş tarihi, gerçekleşme süresi, imalat ve teknik sorumlusu detayında takip edilebilmelidir.
Aksi taktirde, iş programından beklenen en temel işlev olan iş emirleri disiplininde, iş takibini sağlayacak düzen kurulamamış olur.
İş Emirlerinin oluşturulabilmesi;
İş Programlarının ilk temel fonksiyonu, iş emirlerinin oluşturulabilmesi, imalat takibinin disipline edilebilmesinin sağlanması olmalıdır.
İş programı, o şantiyenin, o projenin tüm imalatlarının önceden belirlenmiş zamansal planlama ölçeğinde takip edilebilmesini, zamansal olarak ölçülüp değerlendirilmesini sağlayan en temel araç olmalıdır. Bir projede iş programının gerçek işlevselliğinin ilk ölçüm kriteri bu olmalıdır.
İş programları, aktivitelerin zaman ölçeğinde dizilişini hesaplayan, disipline eden araçlardır.
İnşaat projelerinde aktiviteler; aynı zaman dilimi içinde gerçekleşmesi gereken imalat paketleridir. Mesela “Bodrum kat betonarme işleri” aktivitesi dendiğinde, bu aktivitenin içeriğinde
1- 250 m3 beton imalatı
2- 30 ton B.Arme demir imalatı
3- 2000 m2 kalıp imalatı olduğu algılanabilir.
Bu imalatlar aynı zaman dilimi içerisinde birlikte yapılmaları gereken imalatlardır. Aslında inşaat işlerinde, tüm aktiviteler bu örnekte olduğu gibi aynı zaman dilimi içinde imal edilmesi gereken imalatların sanal paketleridir. Bu sanal paketleri “analiz” kavramı ile ifade etmek gerekirse “Aktiviteler, aynı zaman dilimi içinde yapılması gereken, birbirini tamamlayıcı imalatların kaynak olarak değerlendirildiği, “imalat analizleridir” ifadesi de doğru bir tanımlama olacaktır. İlgili projeye ait analiz kütüğünde yer alması gereken bu analiz’e, kavram kargaşasına sebebiyet vermemesi için, “aktivite analizi” ifadesini kullanmayı ben daha doğru buluyorum.
Bir inşaat keşif dosyasındaki imalatların ve iş programındaki aktivitelerin ilişkilerini irdelemek için aşağıdaki kısa keşif örneğine bakalım.
|
Poz |
Açıklama |
Miktar |
Br |
B.Fiyat |
Tutar |
|
21.001 |
Betonarme kalıbı yapılması (2.kat) |
545 |
m2 |
18 |
9.810,00 |
|
23.001 |
Betonarme demir imalatı (2.kat) |
142 |
m3 |
1100 |
156.200,00 |
|
18.001 |
Asmolen tuğla temini ve döşenmesi (2.kat) |
227 |
m2 |
13 |
2.951,00 |
|
16.001 |
C 35 B.A. Betonu (2.kat) |
77 |
m3 |
98 |
7.546,00 |
|
18.002 |
Tuğla duvar 8,5 cm yapılması (2.kat) |
145 |
m2 |
14 |
2.030,00 |
|
18.003 |
Tuğla duvar 19,5 cm yapılması (2.kat) |
175 |
m2 |
19 |
3.325,00 |
|
26.001 |
Şap yapılması ort. 7-8 cm (2.kat) |
325 |
m2 |
10 |
3.250,00 |
|
27.001 |
Sıva Yapılması (2.kat) |
750 |
m2 |
8 |
6.000,00 |
|
27.002 |
Tavan sıvası yapılması (2.kat) |
350 |
m2 |
9 |
3.150,00 |
|
Keşif Tutarı |
194.262,00 |
Bu keşfi, bir iş programında ifade etmeye kalktığımızda, muhtemelen şu aktiviteler oluşacaktır;
K2B Kat 2 Betonarme İmalatı Tutarı 176.507.00
|
21.001 |
Betonarme kalıbı yapılması (2.kat) |
545 |
m2 |
18 |
9.810,00 |
|
23.001 |
Betonarme demir imalatı (2.kat) |
142 |
m3 |
1100 |
156.200,00 |
|
18.001 |
Asmolen tuğla temini ve döşenmesi (2.kat) |
227 |
m2 |
13 |
2.951,00 |
|
16.001 |
C 35 B.A. Betonu (2.kat) |
77 |
m3 |
98 |
7.546,00 |
K2D Kat 2 Duvar işleri Tutarı 5.355.00
|
18.002 |
Tuğla duvar 8,5 cm yapılması (2.kat) |
145 |
m2 |
14 |
2.030,00 |
|
18.003 |
Tuğla duvar 19,5 cm yapılması (2.kat) |
175 |
m2 |
19 |
3.325,00 |
K2S Kat 2 Sıva ve Şap işleri Tutarı 12.400.00
|
26.001 |
Şap yapılması ort. 7-8 cm (2.kat) |
325 |
m2 |
10 |
3.250,00 |
|
27.001 |
Sıva Yapılması (2.kat) |
750 |
m2 |
8 |
6.000,00 |
|
27.002 |
Tavan sıvası yapılması (2.kat) |
350 |
m2 |
9 |
3.150,00 |
Burada ifade etmek istediğim, bir inşaat projesinin iş programı aktiviteleri, farklı sayıda, farklı kombinasyonlarda olabilir, ama bu aktivitelerin 1.seviye kaynakları olarak tanımlayabileceğimiz alt detayları, keşfin miktarsal ve parasal olarak tüm imalat detayını ifade etmelidir. Diğer bir ifade ile, bir inşaat projesinde iş programı içeriği, keşif içeriğinin farklı bir formatta şekillenen eş değeridir.
Yukarıdaki örneğimizde, 3 aktivitenin parasal tutarı, keşfin parasal tutarına eşittir.
Keşfi meydana getiren bu 9 imalatın metraj değerleri, bu 3 aktivitenin 1.seviye kaynaklarını meydana getirmiş ve bu 9 kaynağın miktarsal değeridir.
Takip edilmesi, zaman ölçeğinde ölçülüp değerlendirilmesi, günlük veya haftalık iş emirlerinde yer alması gereken, aktivitenin kendisinden ziyade, bu aktivite analizinin “1.seviye kaynakları” olarak belirlenen bu imalatlardır.
Bir aktivitenin süresine karar verirken, yukarıdaki örnek K2B aktivitesinde görüldüğü gibi, içeriğindeki imalatın metraj değeri ve ilgili ekibin verimi önemlidir. Bu örnekte aktivitenin süresini belirleyici olan imalat, muhtemelen 545 m2 kalıp imalatı olacaktır.
K2B aktivitesinde, şu önemli ayırımı da görmekteyiz. Bu aktivitenin imalat sorumlusu 1 değil, 3 ayrı ekip olabilmektedir. Beton işleri taşaronu, kalıp taşaronu ve demir taşaronu. Bu aktiviteyi, iş emirleri açısından değerlendirecek olursak, varsayalım ki 7 günlük bir imalat olan bu aktivite de muhtemelen kalıpçı ekibi 6 gün, demirci ekibi 6 gün, beton taşaronu ise bu sürecin son gününde 1 gün çalışmış olacaktır.
Bu basit örnekte açıkça görüldüğü gibi, “iş emirleri” aktivite düzeyinde değil, imalat düzeyinde yani aktivite analizinin 1.seviye kaynakları olması gereken imalat düzeyinde oluşturulmalıdır. Bir planlama programının, kaynak düzeyinde imalat veya teknik sorumlu atamasına uygun yapısallıkta olması gerekmektedir. Uluslar arası inşaat sektörünün en tanınmış programı olan Primavera P3 bile bu özelliğe sahip değildi. Primavera P6 da kaynağa sorumlu atama özelliği sağlandığı için iş emirleri imalat düzeyinde alınabilir görülüyor.
İş Programlarının diğer temel fonksiyonları;
* Kaynak ihtiyaç listelerinin belirlenebilmesi. Malzeme satın alma listelerinin zamana bağlı olarak düzenlenebilmesi, ödeme planlarının yapılabilmesi
* İş gücü ihtiyaçlarının belirlenebilmesi, ekip optimizasyonlarının yapılabilmesi
* Bütçe gelir ve gider değerlerinin, nakit akış raporlarının zaman ölçeğinde belirlenebilmesi
* Firma veya taşeron hakedişlerinin yapılabilmesi gibi işlevlerdir
Kaynak ihtiyaç malzemeleri ve kaynak iş gücü ihtiyacı, projenin imalat analizlerinde tariflenmiş olan, ilgili imalatın maliyetini belirleyen imalat kaynakları ve iş gücü ihtiyaç değerleridir. İlgili işin keşfinin son seviye kaynak raporları malzeme ve iş gücü olarak tüm bu kaynakların miktarsal ve parasal değerlerini verir.
Satınalma veya ekip optimizasyon kararlarının oluşabilmesi için bu imalatları içeren aktivitelerin zamansal boyutunun hesaplanmış olması, hangi zaman dilimi içinde, hangi miktarda sorusunun cevaplanmış olması gerekmektedir. İş programı aktivitenin zaman ile ilgili sorusunun cevabını vermektedir.
Malzeme satın alma kararlarında veya ekip optimizasyonu çalışmasında, keşif metraj ve analizler tarafından tariflenmiş miktarların zamana bağlı miktarsal değişimlerini bilmek kolaylık sağlar.
Ödeme planları, satınalma kararları sonrasında imalat gelirleri ile mukayeseli olarak oluşturulması gereken kararlardır.
Bu veriler, günümüz teknolojisi içinde inşaat firmasının hafızası olarak nitelediğimiz, analiz veri tabanlarında, birim fiyat kütüklerinde, metraj veya keşif modüllerinde, stok durumunu belirleyen depo modülünde, ekip optimizasyonu, satınalma, bütçe, nakit akış modüllerinde olması ve çözümlenmesi gereken verilerdir.
Bugünün teknolojisinde, bir inşaat yönetim ERP sistemi içinde çözümlenebilen tüm bu verinin yalnızca bir CPM çözüm programından alınabileceğini düşünülebilinir mi?
Sonuç
Yukarıdaki örnek ve açıklamalardan görüldüğü gibi iş programına gönderilecek verilerin büyük bir kısmı, nerede ise tamamına yakını başka veri tabanlarının içeriğinde ki verilerdir. Bu veriler “Hazırlık Safhasında” o bölümlerin ilgilileri tarafından çalışılmış, toparlanmış keşif verileridir. Yapılması gereken bu keşif verilerini iş programının kullanacağı formatta ona transfer etmektir.
Bu işlemin yapılması, çoğu zaman mümkün olmayanı mümkün kılmaktır. Mesela; 5* lı bir otel inşaatını örnek olarak verecek olursak, bu tür bir inşaatın iş programında yaklaşık olarak 8-10 bin aktivite bulunur. Her aktivitenin ortalama olarak 3 imalattan oluştuğunu farzetsek, 25 binden fazla kaynak hesabı yapmamız gerektiği ortaya çıkar.
Bu veriyi herhangi bir CPM paketine el ile işlemeye kalktığımızda veya olası değişikliklerde güncellemeye kalktığımızda durumun ne denli zor olduğunu görebiliriz. Halbuki bu veriler projenin hazırlık dönemi çalışmalarını oluşturan verilerdir. Bunlar proje çalışanları tarafından çalışıldı ve yorumlandı. Metrajlar hesaplandı, analizleri yapılarak birim maliyetleri tesbit edildi, rayiçler ve piyasa koşulları sorgulandı, teklif veya keşif oluşturuldu. Tek yapılacak şey uygun bir program ile, uygun bir formatta bu verileri herhangi bir iş programına veya “Primavera” ya transfer etmek, yani programlar arası iş bölümünü sağlamaktır. (Avinal, A. 2009)
Bu konudaki içerik ve safhada da görüldüğü gibi, projenin tüm verileri bir diğeri ile etkileşimli olmak durumundadır. Bu sorun ancak sektöre özel yapılandırılmış ERP sistem içeriğinde ve bu aktarımı sağlayacak uygun bir algoritma ile gerçekleştirilebilir.
Kaynaklar
Avinal, A. (2009). “A Solution for Developing the Algorithm of Transferring Cost Estimation Data to a CPM Program via Construction Management ERP Software” , Fifth International Conference on Construction in the 21st Century (CITC-V)
“Collaboration and Integration in Engineering, Management and Technology”